Wat moet er op een factuur van een zzp’er staan?

Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor de Belastingdienst is het een officieel document, en er gelden regels voor wat erop moet staan. Hieronder vind je de belangrijkste punten, in gewone taal.

De checklist

Op een factuur van een ondernemer horen in ieder geval:

1. Je eigen gegevens: je naam of bedrijfsnaam en je adres.
2. De gegevens van je klant: naam en adres.
3. Je KvK-nummer.
4. Je btw-identificatienummer, als je btw rekent. Let op: dit is niet je omzetbelastingnummer, maar het nummer dat je op facturen mag gebruiken.
5. De factuurdatum.
6. Een uniek factuurnummer, dat logisch doorloopt.
7. Een omschrijving van wat je hebt geleverd, zodat duidelijk is waar de factuur voor is.
8. De datum van levering of van de dienst, als die anders is dan de factuurdatum.
9. De bedragen: het bedrag zonder btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.

Voor zakelijke klanten is dit allemaal verplicht. Werk je vooral voor particulieren, dan ben je in veel gevallen niet verplicht een factuur te sturen. Toch is het verstandig om het wel te doen: je klant heeft een bewijs van betaling en jij een compleet overzicht van je omzet.

En als je de KOR gebruikt?

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Er staat dan ook geen btw-bedrag op je factuur. Zet er een korte vermelding op, bijvoorbeeld “vrijgesteld van omzetbelasting”, zodat je klant weet waarom er geen btw op staat.

De regels rond de KOR zijn in de afgelopen jaren veranderd. Controleer daarom bij de Belastingdienst wat voor jouw situatie geldt.

Nummering zonder gaten

Het factuurnummer moet uniek zijn en logisch doorlopen. Je mag zelf kiezen hoe, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Het gaat mis als je een nummer twee keer gebruikt, of als er gaten vallen omdat je een factuur hebt weggegooid.

Een handige vuistregel: geef een factuur pas een nummer als je hem echt verstuurt. Een concept dat je nog aanpast, heeft nog geen nummer nodig.

Een factuur aanpassen

Heb je een fout gemaakt in een factuur die al verstuurd is? Pas dan niet ongemerkt het origineel aan. Overleg met je boekhouder hoe je dat netjes oplost, en zorg dat je later kunt terugzien wat er is veranderd.

Hoe lang bewaar je facturen?

Als ondernemer moet je je administratie in principe zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor de facturen die je verstuurt. Digitaal bewaren mag, zolang je ze kunt terugvinden en laten zien als daarom gevraagd wordt.

Zo maak je het jezelf makkelijk

De meeste fouten ontstaan bij het overtypen: een verkeerd adres, een vergeten btw-regel, een nummer dat al bestond. Hoe minder je hoeft te typen, hoe kleiner die kans.

Een programma dat je klantgegevens, prijzen en nummering bijhoudt, voorkomt het meeste. In Nomora vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Daarna staan ze op elke factuur, loopt de nummering vanzelf door en rekent Nomora de btw uit, of zet het de KOR-vermelding op je factuur.

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal advies. De actuele factuureisen vind je op de website van de Belastingdienst.