Administratie voor een ambulante pedicure: zo houd je het bij onderweg

Als ambulante pedicure werk je bij mensen thuis, in woonzorgcentra en in woongroepen. Je werkdag is een route, en je administratie moet met je mee kunnen. Hoe houd je dat bij zonder bureau?

Begin de dag met je route

Een ambulante werkdag valt of staat met de volgorde. Zet je afspraken in de volgorde waarin je ze rijdt, en zorg dat bij elke afspraak het volledige adres staat. Dan hoef je onderweg niets op te zoeken.

Werk je met een navigatie-app, dan is het handig als je vanuit je agenda met één tik de route opent. Zeker als je vijf of zes adressen op een dag hebt, scheelt dat telkens een paar handelingen.

Weet wat je bij de voordeur verwacht

Bij klanten thuis zijn er altijd praktische dingen om te onthouden. De sleutel ligt bij de buren. De bel doet het niet, dus even kloppen. De klant hoort slecht, dus bel twee keer. Parkeren kan alleen om de hoek.

Schrijf dat soort dingen op bij de klant, zodat je ze bij elke afspraak terugziet. Houd het wel bij praktische zaken: informatie over iemands gezondheid is gevoelig en hoort in een dossier dat daarvoor bedoeld is.

Factureer bij de klant, niet in de avond

De verleiding is groot om facturen te bewaren voor het einde van de dag. Je bent immers onderweg, en bij de klant wil je niet met een laptop gaan zitten.

Maar juist ambulant is ’s avonds factureren lastig. Na een dag rijden weet je niet meer precies welke klant reiskosten had of wie er een product bij kocht. En na een drukke week stapelt het zich op.

Kun je de factuur op je telefoon maken, dan kost het na de behandeling weinig tijd. De klant krijgt de factuur direct per e-mail, en jij bent klaar voordat je weer instapt.

Reiskosten: maak er een vaste regel van

Reken je reiskosten, zet ze dan als vaste post in je prijslijst. Zo vergeet je ze niet en reken je iedereen hetzelfde bedrag. Heb je verschillende tarieven, bijvoorbeeld binnen en buiten je eigen woonplaats, maak daar dan twee aparte regels van.

Werk je voor een instelling?

Behandel je meerdere bewoners van hetzelfde woonzorgcentrum, en betaalt de instelling? Dan wil de instelling meestal liever één factuur dan tien losse. Maak dan een verzamelfactuur: één factuur aan de organisatie, met per regel de naam van de bewoner en de behandeling.

Spreek vooraf met de instelling af wat ze op de factuur willen zien, en aan wie je hem stuurt.

Controleer aan het eind van de dag

Neem aan het eind van de dag één minuut om te kijken of elke afspraak een factuur heeft. Dat is makkelijker als je agenda en je facturen aan elkaar gekoppeld zijn, zodat je in één oogopslag ziet welke afspraak nog open staat.

Hoe Nomora hierbij helpt

Nomora is ontstaan in een ambulante pedicurepraktijk. Op het scherm Vandaag zie je je afspraken op volgorde, met adres, notities en een knop voor de route. Na de behandeling maak je vanuit de afspraak de factuur, met reiskosten erbij. Afspraken zonder factuur worden apart gemeld.