Agenda en facturatie combineren als zelfstandige
Je agenda weet wie er geweest is, je factuurprogramma weet wat er betaald moet worden. Waarom het loont om die twee te koppelen, en hoe je dat aanpakt.
Gepubliceerd 2 min lezen
Veel zelfstandigen gebruiken voor hun afspraken de agenda op hun telefoon en voor facturen een apart programma. Dat lijkt logisch, maar het betekent dat je alles twee keer bijhoudt.
Het probleem van twee losse systemen
In je agenda staat dat je dinsdag om elf uur bij mevrouw Bakker was. In je factuurprogramma moet je daarna opnieuw haar naam opzoeken, de datum invullen en de behandeling kiezen. Dezelfde informatie, twee keer ingevoerd.
Dat kost niet alleen tijd. Het is ook de plek waar fouten ontstaan: een afspraak die nooit een factuur kreeg, een verkeerde datum, een klant die per ongeluk twee keer is gefactureerd.
Wat koppelen oplevert
Als je agenda en je facturen aan elkaar gekoppeld zijn, verandert er iets wezenlijks:
- Je maakt de factuur vanuit de afspraak. Klant en datum staan al ingevuld.
- Je ziet wat er nog openstaat. Afspraken zonder factuur vallen meteen op.
- Je kunt terugkijken. Bij een klant zie je de afspraken en de facturen naast elkaar.
Vooral dat tweede punt is waardevol. Vergeten facturen zijn geld dat je al verdiend hebt, maar nooit ontvangt.
Waar let je op bij het kiezen?
Zoek je een programma dat agenda en facturatie combineert, let dan op een paar dingen:
- Werkt het op je telefoon? Als je vaak onderweg bent, is dat belangrijker dan een mooi dashboard op de computer.
- Is het niet te groot? Veel pakketten doen alles: boekhouding, voorraad, personeel, online boeken. Handig als je dat nodig hebt, maar anders vooral veel knoppen die je niet gebruikt.
- Klopt de factuur? Controleer of de factuur voldoet aan de regels, met doorlopende nummering en de juiste btw of KOR-vermelding.
- Kun je exporteren? Je boekhouder wil een overzicht van al je facturen.
Een werkwijze die blijft hangen
Hoe goed je programma ook is, het werkt pas als je het elke dag gebruikt. Een eenvoudige werkwijze helpt:
- Zet elke afspraak direct in je agenda, ook als je hem telefonisch maakt.
- Maak de factuur direct na de afspraak, vanuit de afspraak zelf.
- Kijk aan het eind van de dag of elke afspraak een factuur heeft.
Het derde punt kost een minuut, maar voorkomt dat er ooit iets tussendoor glipt.
Hoe Nomora hierbij helpt
In Nomora zijn afspraken en facturen gekoppeld. Bij een afspraak tik je op Factuur maken en de klant staat al ingevuld. Heeft een afspraak nog geen factuur, dan meldt Nomora dat. En bij elke klant zie je afspraken en facturen bij elkaar.