Hoe houd je klantgegevens overzichtelijk bij?

Wie met vaste klanten werkt, heeft al snel een verzameling gegevens: namen in je telefoon, adressen in je agenda, afspraken in je hoofd en aantekeningen op papier. Hoe maak je daar één overzichtelijk geheel van?

Bewaar alles op één plek

Het belangrijkste is simpel: houd klantgegevens op één plek bij. Zodra de naam in je telefoon staat, het adres in een e-mail en de aantekeningen in een schrift, gaat het mis. Dan zoek je, of werk je met verouderde gegevens.

Kies één plek waar je per klant alles terugvindt: contactgegevens, afspraken en facturen. Dan hoef je nooit meer te zoeken wanneer een klant belt of je een factuur maakt.

Welke gegevens heb je echt nodig?

Minder is vaak beter. Voor de meeste dienstverleners is dit genoeg:

• naam;
• adres, als je bij de klant thuis komt of het adres op de factuur moet;
• e-mailadres, om facturen te sturen;
• telefoonnummer, om afspraken te regelen;
• praktische notities, zoals een voorkeursdag.

Werk je voor organisaties, zoals een bedrijf of instelling? Leg dan ook de naam van de organisatie vast, en aan wie de factuur moet.

Let op met gevoelige informatie

De privacywet (AVG) is streng over gevoelige gegevens, zoals informatie over iemands gezondheid. Voor pedicures, masseurs, schoonheidsspecialisten en coaches is dat extra belangrijk: je hoort in je werk veel persoonlijke dingen.

Een vuistregel: noteer in je klantgegevens alleen wat je praktisch nodig hebt om je werk te doen en de factuur te maken. Houd je ook medische of inhoudelijke informatie bij, doe dat dan in een systeem dat daar speciaal voor bedoeld is, en ga na welke regels voor jouw beroep gelden.

Houd het actueel

Gegevens verouderen. Mensen verhuizen, krijgen een nieuw e-mailadres of komen niet meer. Maak er een gewoonte van om gegevens direct aan te passen als je iets hoort, bijvoorbeeld bij de eerstvolgende afspraak.

Komt een klant niet meer, dan hoef je niet alles meteen te wissen: facturen moet je bewaren voor je administratie. Maar de lijst met actieve klanten blijft wel prettiger overzichtelijk als oude klanten er niet meer tussen staan.

Beveilig je telefoon

Als je klantgegevens op je telefoon bekijkt, is je telefoon ook je archief. Zorg voor een schermvergrendeling met code of vingerafdruk, en log uit als je je telefoon aan iemand anders geeft.

Hoe Nomora hierbij helpt

In Nomora heeft elke klant één overzicht: contactgegevens, je eigen notities, de volgende afspraak en alle facturen. Een klant kan een persoon zijn of een organisatie. Nomora is bewust geen dossier: de notities zijn bedoeld voor praktische zaken, niet voor gezondheidsinformatie.